Juan José García, director de producción de Gestión Empresarial de Seresco

El próximo 5 de octubre de 2026 cambiará la forma de gestionar la documentación en el transporte de mercancías por carretera en España. Ese día, el documento de control administrativo exigible en el transporte público de mercancías tendrá que gestionarse en formato digital. El Documento electrónico de Control Administrativo, el DeCA, deja de ser una alternativa al papel y pasa a ser el único formato válido en las operaciones afectadas.

La norma tiene su origen en la Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible. La Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril concreta después qué características deben tener las aplicaciones, los ficheros y los sistemas de acceso que se utilicen. Conviene entender bien el alcance: no basta con cambiar una hoja impresa por un PDF. Cambia cómo se genera, se conserva, se modifica y se presenta la información que acompaña a cada transporte.

Primero, saber si nos afecta

Lo primero que debe preguntarse cualquier empresa es si esta obligación va con ellaEl DeCA será exigible en los transportes públicos interiores de mercancías por carretera, es decir, con origen y destino dentro del territorio español. La obligación incluye también las operaciones de cabotaje realizadas en España. Por el contrario, los transportes internacionales se rigen por los documentos de control establecidos en los convenios internacionales aplicables.

Tampoco se exige en el transporte privado complementario, es decir, cuando una empresa mueve con medios propios sus mercancías como complemento de su actividad principal. Estas operaciones siguen necesitando documentación que acredite su naturaleza, pero no el mismo documento administrativo que el transporte público. No obstante, no basta con que el vehículo sea propio para considerar automáticamente la operación transporte privado complementario, deben cumplirse los requisitos legales que caracterizan esta modalidad de transporte.

Por eso, distinguir bien el tipo de operación es el primer paso para saber si hay que adaptarse.

Cumplir exige mirar el proceso completo

En las operaciones afectadas, las aplicaciones deberán transformar los datos conocidos del documento de control en un fichero electrónico en cuanto se conozcan y, en todo caso, antes del inicio efectivo del servicio. Ese fichero debe estar guardado en un repositorio al que puedan acceder los agentes de control durante el transporte, y debe poder actualizarse si la operación cambia por el camino. No se trata, por tanto, de llevar un PDF en el móvil: el sistema debe permitir que los agentes de control accedan al fichero electrónico almacenado conforme a las características establecidas por la Resolución.

Generar el documento no será, para muchas empresas, lo más complicado. Lo difícil será encajarlo en una operativa donde la información está repartida entre el ERP, el TMS, hojas de cálculo, correos y aplicaciones de distintos proveedores. Si el DeCA se añade como un circuito aparte, el resultado puede ser justo el contrario del que persigue la digitalización: más tareas manuales, datos duplicados y más margen para el error.

Por eso conviene empezar revisando el flujo documental completo. ¿De dónde salen los datos? ¿Quién los valida? ¿Cómo se incorporan los cambios? ¿Qué información recibe el conductor? ¿Cómo se da acceso en una inspección? Y conviene probarlo todo antes de la fecha límite, incluyendo los cambios de vehículo o de transportista, las incidencias en ruta y las modificaciones de las condiciones previstas.

En ese análisis hay que evitar una confusión frecuente: el DeCA no es la carta de porte electrónica ni el eCMR. Pueden compartir información e incluso gestionarse desde la misma plataforma, pero cada uno responde a una finalidad distinta. El DeCA es un documento administrativo para el control de determinados transportes. La carta de porte recoge la relación contractual entre expedidor, transportista y destinatario, además de la información sobre la mercancía y las condiciones del servicio. El eCMR es la versión electrónica de la carta de porte del transporte internacional sujeto al Convenio CMR.

Conviene precisarlo bien: el 5 de octubre no hace obligatorio el eCMR. La obligación inmediata es la del DeCA electrónico en el transporte público interior de mercancías y en el cabotaje. Dicho esto, sería un error tratar cada documento como un mundo aparte, porque todos forman parte de una misma evolución hacia un intercambio de información digital, estructurado y trazable.

Lo que viene después

La digitalización regulatoria del transporte no termina con el DeCA. El siguiente paso será el Reglamento europeo sobre información electrónica relativa al transporte de mercancías, el eFTI. A partir del 9 de julio de 2027, las autoridades de los Estados miembros deberán aceptar la información regulatoria presentada por vía electrónica cuando se facilite a través del entorno que contempla ese marco. Las empresas que resuelvan el DeCA con un parche puntual y aislado podrían verse revisando sus sistemas otra vez en muy poco tiempo.

Recomendamos integrar el cumplimiento en la gestión ordinaria del transporte. Ese es el enfoque de Gestload, la solución integral de Seresco que permite gestionar desde una única plataforma el DeCA, la carta de porte electrónica y el eCMR, junto con las firmas y evidencias digitales, el control de incidencias y el seguimiento de las expediciones. Al conectarse con los sistemas de la empresa, reutiliza la información que ya existe y evita que cada documento genere su propio proceso paralelo.

Más allá de la norma, esta visión integral aporta algo más: conocer el estado de las mercancías, tener datos actualizados de las operaciones y mantener la trazabilidad de la carga desde el origen hasta la entrega. El valor no está solo en digitalizar documentos, sino en llevarlos a un proceso conectado, accesible y compartido por todos los agentes que intervienen en el transporte.

Por eso el 5 de octubre no debería verse únicamente como una fecha límite. Es también la ocasión de reducir tareas manuales, ganar trazabilidad y poner orden en procesos que aún dependen demasiado del papel y del correo electrónico, también es el momento de empezar a prepararnos de cara a necesidades futuras. Cumplir será obligación. Aprovechar ese cumplimiento para gestionar mejor será una decisión de cada empresa.