¿Eres de los que en tu calendario hay agendadas al día reuniones tras reuniones? ¿Son todas de vital trascendencia para el progreso de nuestro negocio o de nuestro trabajo?
En Linkedin había un artículo que decía que más o menos el 30% de nuestro tiempo lo dedicamos a reuniones. No es nada despreciable ese porcentaje, ¿pero de verdad se necesitan tantas reuniones para ser efectivo y productivo en el trabajo?
Algunas empresas están intentando reducir la cantidad de tiempo dedicado a las reuniones asignándoles reglas o directrices o bien intentando que, por lo menos un día a la semana, esté sin ninguna reunión.
Estas reglas o pautas no solucionan el problema real. La forma de solucionar el problema de las reuniones de negocios es organizar mejores reuniones. Empezando, en primer lugar, por el motivo por el que se debe programar una reunión.
¿Cómo definimos lo que es una reunión? Pues debería ser “un encuentro de dos o más personas, por casualidad o por acuerdo y es en este último caso cuando debe de tener un objetivo claro”. Y aquí van los tres motivos por los que sí que se debe considerar una reunión:
1.- El primer motivo para celebrar una reunión es proporcionar información.
Las reuniones que se organizan por departamentos y que están programadas periódicamente son un ejemplo perfecto. El objetivo de dichas reuniones es proporcionar información. La razón por la que en principio se temen es porque, incluso cuando no hay nada que transmitir, el encuentro sigue ocurriendo.
Lo mismo sucede con las reuniones de networking. Éstas son oportunidades muy útiles y que deberían ser indispensables para todos los que participen en ellas, si bien deben ser eso, networking, o sea crear o ampliar una la red de contactos profesionales, pero lo que ocurre a veces en este tipo de reuniones es que se utilizan más para que alguno de los participantes venda su producto que para crear contactos.
Las reuniones de brainstorming son otro tipo de reunión diseñadas para proporcionar información. La lluvia de ideas a menudo tiene mala reputación porque las personas también usan el tiempo para evaluar ideas, lo cual es contrario a la propia lluvia de ideas.
2.- La segunda razón para celebrar una reunión es tomar decisiones.
Una de las reuniones de negocios para la toma de decisiones más importantes es la planificación estratégica.
Otro tipo de reuniones para la toma de decisiones son las reuniones de presentación, en las que las organizaciones o personas presentan sus ideas y también estarían las reuniones de proyectos, en las que a los grupos se les asigna la tarea de lograr una meta o tarea.
3.- La última razón para celebrar una reunión es permitir la retroalimentación y la discusión.
Las reuniones de coaching de empleados son, por ejemplo, el tipo de reunión de retroalimentación. Puede ser para decirle a un empleado que lo está haciendo bien o para compartir sus inquietudes. También hay reuniones de formación. Cuando la capacitación se realiza correctamente, se trata de crear un entorno seguro donde las personas puedan aprender, practicar y recibir retroalimentación.
No vamos a eliminar las reuniones de negocios. De hecho, son necesarias, pero debemos saber discernir de las que no nos van a aportar nada en nuestro desempeño profesional y las que sí.
Todos hemos salido de reuniones pensando que con un simple correo electrónico se podía haber arreglado y no perder el tiempo así que, programa esa reunión si tienes contestaciones a estas preguntas:
¿Por qué quieres celebrar la reunión?
Definir el propósito de esta reunión. ¿Cuál es el objetivo y el resultado deseado? Para justificar una reunión, debe poder señalar el resultado. Por ejemplo, si el objetivo es llegar a una determinada decisión, la reunión es necesaria. Pero si no puedes especificar el propósito y quieres discutir un tema sin ninguna agenda u objetivo, debes reconsiderar si la reunión es necesaria.
¿Has pensado bien las cosas?
Es fácil programar una reunión para obtener la opinión de los colegas sobre un tema. Pero antes de hacerlo, siéntate y evalúa si has pensado bien las cosas. ¿Has considerado todos los aspectos del tema que se desea discutir? Si la respuesta es no, es posible que una reunión no sea lo que se necesita en este momento. En lugar de ello, deberíamos emplear algo más de tiempo para pensar estratégicamente sobre el tema. Cuando esto esté hecho, quizá nos demos cuenta de que no necesitamos una reunión, y que un breve correo electrónico puede ser suficiente.
¿Es ahora el mejor momento para celebrar la reunión?
Se debe considerar objetivamente si se tiene toda la información que se necesita para celebrar una reunión en este momento. Por ejemplo, es posible que un compañero de trabajo, que es una persona clave en este proyecto, no esté presente o que falte alguna información vital. En ese caso, deberíamos esperar hasta tener toda la información necesaria para programar la reunión.
¿Realmente se necesitan más de 30 minutos?
El tiempo estándar de reunión es de unos 60 minutos. Por eso es fácil programar esta cantidad de tiempo sin considerar alternativas. ¿Realmente necesitamos tanto tiempo? Muchas veces no se necesita más de 30 minutos y es más efectivo estos minutos que toda una hora.
¿Qué pasaría si no se celebrara la reunión?
Una buena manera de determinar si una reunión es necesaria es considerar cómo reaccionarían los altos directivos o los miembros del equipo si se cancelara la reunión. ¿Podrías obtener la información que necesitas de otra manera? ¿Le exigirían sus compañeros de trabajo que reprograme la reunión? Si notas que la reunión es indispensable, debes programarla. Pero si te das cuenta de que a tus compañeros de trabajo realmente no les importa esta reunión, se debería repensar el convocarla.
Por tanto, debemos ser conscientes, tanto directivos como empleados, del tiempo que se utiliza en reuniones, hacernos todas esas preguntas y convocar y asistir a reuniones verdaderamente importantes para el desempeño en nuestra labor profesional.
